Règlements généraux du conseil d'administration
Ces règlements définissent la structure organisationnelle et le
fonctionnement du Club de Tennis de Table de Rimouski en tant
qu'organisme à but non lucratif.
PRÉAMBULE
Le Club de Tennis de Table de Rimouski (CTTR) est un organisme à but
non lucratif (OBNL) ayant pour mission de promouvoir la pratique du
tennis de table auprès des jeunes et de la population de Rimouski. Le
club vise à offrir des activités accessibles, à encourager la
participation et à favoriser le développement des compétences des
joueurs de tous âges et de tous niveaux.
Article 1 – Dispositions générales
1.1 Dénomination sociale
L'organisme est désigné sous le nom de Club de Tennis de Table de
Rimouski (CTTR).
1.2 Siège social
Le siège social de la corporation est situé à l'endroit indiqué dans
ses lettres patentes ou au registre des entreprises du Québec.
Il peut être modifié conformément à la Loi et aux procédures prévues
dans les lettres patentes.
1.3 Objectifs
-
Promouvoir la pratique du tennis de table auprès de la population de
Rimouski ;
- Organiser des activités récréatives et compétitives ;
- Offrir des séances d'initiation et des portes ouvertes ;
-
Chercher des partenariats, subventions et commandites pour assurer
la viabilité du club ;
- Encourager la participation des jeunes et des adultes.
Article 2 – Membres
2.1 Catégories de membres
Le CTTR reconnaît les catégories de membres suivantes :
-
Membres actifs : Toute personne de 18 ans et plus
qui participe régulièrement aux activités du club et a payé sa
cotisation annuelle. Les membres actifs ont droit de vote à
l'assemblée générale.
-
Membres juniors : Toute personne âgée de moins de
18 ans inscrite au club. Leur inscription doit être autorisée et
signée par un parent ou tuteur légal. Les membres juniors n'ont pas
de droit de vote.
-
Représentants légaux de membres juniors : Un parent
ou tuteur légal d'un membre junior est reconnu comme membre
représentant. Il peut assister aux assemblées avec droit de parole,
mais sans droit de vote, sauf s'il est également membre actif en son
propre nom.
-
Membres honoraires : Toute personne ou organisation
ayant rendu des services exceptionnels à la corporation, désignée
par le conseil d'administration. Les membres honoraires n'ont pas de
droit de vote.
2.2 Adhésion
Toute personne intéressée par les objectifs du CTTR peut devenir
membre en remplissant les conditions d'adhésion et en payant la
cotisation annuelle.
2.3 Cotisation
Le montant et les modalités de la cotisation annuelle sont déterminés
par le conseil d'administration. Ce montant peut être révisé chaque
année.
2.4 Suspension et expulsion
Le conseil d'administration peut suspendre, pour la période qu'il
détermine, ou expulser tout membre de la corporation qui, de son avis
:
- Ne se conforme pas aux règlements généraux ;
-
Contrevient à une politique en vigueur ou au Code d'éthique du club
;
- Adopte une conduite jugée préjudiciable à la corporation.
Avant de prononcer une suspension ou une expulsion, le conseil
d'administration doit transmettre au membre concerné un avis écrit
signé par le président ou le secrétaire, l'avisant de la date, du lieu
et de l'heure de l'audition de son cas. L'avis doit résumer les motifs
reprochés et donner au membre la possibilité de se faire entendre. Il
doit être transmis au moins cinq (5) jours à l'avance.
La décision du conseil est finale et sans appel. Elle ne libère
toutefois pas le membre de ses obligations contractées envers la
corporation.
2.5 Droits des membres
Les membres actifs reçoivent les avis de convocation à toute assemblée
des membres. Ils peuvent y assister avec droit de parole et de vote.
Les membres juniors et représentants légaux peuvent y assister avec
droit de parole, mais sans droit de vote.
Article 3 – Assemblée générale
3.1 Assemblée générale annuelle
L'assemblée générale annuelle se tient une fois par année, en
présentiel et/ou en virtuel, selon les modalités fixées par le conseil
d'administration, pour :
- Présenter le rapport d'activités et les états financiers ;
- Élire les administrateurs ;
- Discuter des projets, orientations et enjeux du club.
3.2 Quorum
Tous les membres actifs présents à l'assemblée constituent le quorum.
3.3 Votes
Chaque membre actif a droit à un (1) vote.
-
Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées.
-
Le vote peut se faire à main levée, par scrutin secret ou par vote
électronique, selon la décision du président d'assemblée ou sur
demande d'un membre.
-
Le vote par procuration est permis, à condition que le mandataire
soit un membre actif et qu'un document écrit signé par le membre
représenté soit remis au secrétaire avant le début de l'assemblée.
3.4 Avis de convocation
Un avis de convocation doit être envoyé au moins cinq (5) jours avant
la tenue de toute assemblée générale. Cet avis, transmis par courriel
ou tout autre moyen jugé pertinent, doit inclure :
- L'ordre du jour ;
- Le procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
-
La date, l'heure, le lieu (ou le lien de connexion) de l'assemblée ;
- Toute documentation utile à la prise de décision.
3.5 Processus d'élection des administrateurs
-
Les administrateurs sont élus lors de l'assemblée générale annuelle.
-
Toute mise en candidature doit être proposée par un membre actif et
acceptée par le candidat.
-
L'élection se déroule à main levée, à moins qu'un scrutin secret ne
soit demandé.
3.6 Assemblée générale extraordinaire et participation électronique
Les membres peuvent participer à toute assemblée des membres de la
corporation à l'aide de moyens permettant à tous les participants de
communiquer immédiatement entre eux, notamment par visioconférence.
Ils sont alors réputés avoir participé pleinement à cette assemblée.
Lorsque le conseil d'administration autorise la participation des
membres par tout moyen technologique, il le précise dans l'avis de
convocation et établit, à même cet avis, les modalités et la période
d'inscription préalable, le cas échéant.
Un vote peut alors être tenu par tout moyen de communication
permettant :
- De recueillir les votes de façon vérifiable par la suite ;
- Et, si nécessaire, de préserver le caractère secret du vote.
Article 4 – Conseil d'administration
4.1 Composition
Le conseil d'administration est composé de trois (3) administrateurs
élus par l'assemblée générale :
- Président (poste #1)
- Secrétaire (poste #2)
- Trésorier (poste #3)
Le conseil d'administration se réserve le droit d'inviter toute
personne à participer à titre d'observateur à une assemblée des
membres de la corporation. Dans ce cas, cette personne peut prendre la
parole mais n'a pas le droit de vote, et sa présence n'est pas
comptabilisée dans le calcul du quorum.
4.2 Mandat
Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans,
renouvelable.
Afin d'assurer une continuité administrative, les postes sont pourvus
selon un système d'alternance, c'est-à-dire que deux postes sont en
élection chaque année.
4.3 Pouvoirs et responsabilités
Le conseil d'administration :
- Administre les affaires du club ;
-
Établit les politiques internes et le cadre de fonctionnement ;
- Gère les finances et approuve les dépenses ;
-
Représente officiellement le club auprès de ses partenaires,
bailleurs de fonds, fédérations, etc.
4.4 Démission
Un administrateur peut remettre sa démission par lettre ou courriel
adressé au secrétaire de la corporation. La démission prend effet dès
réception de l'avis par le conseil d'administration.
Article 5 – Comités
Le conseil peut, à sa discrétion, constituer des comités permanents ou
temporaires pour soutenir ses activités (ex. comité des tournois, des
finances, de la promotion). Chaque comité est responsable devant le
conseil.
Article 6 – Finances
6.1 Gestion financière
Les fonds du club sont déposés dans un compte bancaire au nom du CTTR.
Les paiements nécessitent la signature de deux administrateurs
autorisés.
6.2 Vérification
Les états financiers sont présentés à l'assemblée générale annuelle.
Une vérification externe peut être réalisée si elle est demandée par
le conseil d'administration ou l'assemblée générale.
Article 7 – Dissolution
En cas de dissolution du CTTR :
-
Tous les biens et actifs seront remis à un organisme à but non
lucratif poursuivant des objectifs similaires, conformément aux lois
en vigueur.
- Aucun actif ne peut être distribué aux membres.
-
Les biens prêtés par un tiers (ex. : équipements fournis par la
Ville de Rimouski ou tout autre partenaire) devront être remis à
leur propriétaire légitime, conformément aux ententes établies ou, à
défaut, à leur origine de provenance.
Article 8 – Modification des règlements
Les présents règlements peuvent être modifiés lors de l'assemblée
générale annuelle ou d'une assemblée extraordinaire convoquée à cet
effet.
L'approbation nécessite une majorité des deux tiers (2/3) des membres
présents.