Règlements

🏓 Utilisation des équipements

• Manipuler les tables et le matériel avec soin pour éviter les dommages
• Ranger les tables et les raquettes après utilisation dans les espaces désignés
• Signaler immédiatement tout équipement endommagé à un responsable
• Ne pas déplacer les tables sans l'aide d'au moins deux personnes
• Utiliser uniquement les balles fournies par le club

👥 Comportement et respect

• Faire preuve de respect envers tous les participants, peu importe leur niveau
• Encourager les débutants et partager vos connaissances
• Respecter le tour de jeu et permettre à tous de jouer
• Maintenir un langage approprié et une attitude sportive en tout temps
• Éviter les comportements agressifs ou intimidants sur et hors table
• Respecter les décisions des arbitres lors des tournois

🏫 Utilisation des installations

• Respecter les horaires établis et quitter les lieux à l'heure de fermeture
• Garder le gymnase propre - jeter vos déchets dans les poubelles prévues
• Ne pas consommer de nourriture près des tables de jeu (boissons dans des contenants fermés acceptées)
• Porter des chaussures de sport propres et appropriées (semelles non marquantes)
• Respecter les autres activités se déroulant dans l'école si applicable

⚠️ Sécurité

• Signaler immédiatement toute blessure ou incident à un responsable
• Respecter les consignes de sécurité données par les responsables du club
• En cas d'urgence, suivre les procédures d'évacuation de l'école
• Les enfants de moins de 12 ans doivent être supervisés par un parent ou tuteur
• Informer les responsables de toute condition médicale pertinente

🎯 Participation et inscription

• S'inscrire officiellement au club et payer sa cotisation annuelle
• Informer les responsables en cas d'absence prolongée ou d'abandon
• Respecter les groupes d'âge et niveaux établis pour les séances
• Arriver à l'heure pour profiter pleinement de la séance et ne pas déranger les autres

📱 Photographie et médias sociaux

• Demander la permission avant de photographier ou filmer d'autres participants
• Respecter la vie privée des membres, particulièrement des mineurs
• Les photos officielles du club peuvent être utilisées pour la promotion avec consentement

⚡ Conséquences du non-respect

Le non-respect répété de ces règles peut entraîner des mesures disciplinaires:

• Avertissement verbal
• Avertissement écrit
• Suspension temporaire
• Expulsion du club (selon les règlements généraux du conseil d'administration)

Le conseil d'administration se réserve le droit de prendre les mesures appropriées selon la gravité de la situation.

PRÉAMBULE

Le Club de Tennis de Table de Rimouski (CTTR) est un organisme à but non lucratif (OBNL) ayant pour mission de promouvoir la pratique du tennis de table auprès des jeunes et de la population de Rimouski. Le club vise à offrir des activités accessibles, à encourager la participation et à favoriser le développement des compétences des joueurs de tous âges et de tous niveaux.

Article 1 – Dispositions générales

1.1 Dénomination sociale

L'organisme est désigné sous le nom de Club de Tennis de Table de Rimouski (CTTR).

1.2 Siège social

Le siège social de la corporation est situé à l’endroit indiqué dans ses lettres patentes ou au registre des entreprises du Québec.

Il peut être modifié conformément à la Loi et aux procédures prévues dans les lettres patentes.

1.3 Objectifs

• Promouvoir la pratique du tennis de table auprès de la population de Rimouski ;
• Organiser des activités récréatives et compétitives ;
• Offrir des séances d’initiation et des portes ouvertes ;
• Chercher des partenariats, subventions et commandites pour assurer la viabilité du club ;
• Encourager la participation des jeunes et des adultes.

Article 2 – Membres

2.1 Catégories de membres

Le CTTR reconnaît les catégories de membres suivantes :

• Membres actifs : Toute personne de 18 ans et plus qui participe régulièrement aux activités du club et a payé sa cotisation annuelle fixée par le conseil d’administration, incluant une cotisation réduite ou nulle lorsqu’autorisée par résolution du conseil d’administration. Les membres actifs ont droit de vote à l’assemblée générale. Les critères permettant de déterminer si un membre est considéré comme actif aux fins du droit de vote et du quorum sont établis par résolution du conseil d’administration.
• Membres juniors : Toute personne âgée de moins de 18 ans inscrite au club. Leur inscription doit être autorisée et signée par un parent ou tuteur légal. Les membres juniors n’ont pas de droit de vote.
• Représentants légaux de membres juniors : Un parent ou tuteur légal d’un membre junior est reconnu comme membre représentant. Il peut assister aux assemblées avec droit de parole, mais sans droit de vote, sauf s’il est également membre actif en son propre nom.
• Membres honoraires : Toute personne ou organisation ayant rendu des services exceptionnels à la corporation, désignée par le conseil d'administration. Les membres honoraires n’ont pas de droit de vote.

2.2 Adhésion

Toute personne intéressée par les objectifs du CTTR peut devenir membre en remplissant les conditions d’adhésion et en payant la cotisation annuelle.

2.3 Cotisation

Le montant et les modalités de la cotisation annuelle sont déterminés par le conseil d'administration.

Le conseil d’administration peut fixer une cotisation différente, réduite ou nulle pour certaines catégories de membres, notamment les administrateurs et les personnes reconnues par le club, dans le cadre d’un programme de reconnaissance adopté par résolution. Ce montant peut être révisé chaque année.

2.4 Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre, pour la période qu’il détermine, ou expulser tout membre de la corporation qui, de son avis :

• Ne se conforme pas aux règlements généraux ;
• Contrevient à une politique en vigueur ou au Code d’éthique du club ;
• Adopte une conduite jugée préjudiciable à la corporation.

Avant de prononcer une suspension ou une expulsion, le conseil d’administration doit transmettre au membre concerné un avis écrit signé par le président ou le secrétaire, l’avisant de la date, du lieu et de l’heure de l’audition de son cas. L’avis doit résumer les motifs reprochés et donner au membre la possibilité de se faire entendre. Il doit être transmis au moins cinq (5) jours à l'avance.

La décision du conseil est finale et sans appel. Elle ne libère toutefois pas le membre de ses obligations contractées envers la corporation.

2.5 Droits des membres

Les membres actifs reçoivent les avis de convocation à toute assemblée des membres. Ils peuvent y assister avec droit de parole et de vote. Les membres juniors et représentants légaux peuvent y assister avec droit de parole, mais sans droit de vote.

Article 3 – Assemblée générale

3.1 Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle se tient une fois par année, en présentiel et/ou en virtuel, selon les modalités fixées par le conseil d’administration, pour :

• Présenter le rapport d'activités et les états financiers ;
• Élire les administrateurs ;
• Discuter des projets, orientations et enjeux du club.

3.2 Quorum

Le quorum est constitué de dix pour cent (10 %) des membres actifs ou de cinq (5) membres actifs, selon le nombre le moins élevé. À défaut de quorum à l’ouverture de l’assemblée, celle-ci est ajournée à une date ultérieure. Lors de la reprise, les membres actifs présents constituent le quorum, avec un minimum de trois (3) membres actifs.

3.3 Votes

Chaque membre actif a droit à un (1) vote.

• Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées.
• Le vote peut se faire à main levée, par scrutin secret ou par vote électronique, selon la décision du président d’assemblée ou sur demande d’un membre.
• Le vote par procuration est permis, à condition que le mandataire soit un membre actif et qu’un document écrit signé par le membre représenté soit remis au secrétaire avant le début de l’assemblée.

3.4 Avis de convocation

Un avis de convocation doit être envoyé au moins cinq (5) jours avant la tenue de toute assemblée générale. Cet avis, transmis par courriel ou tout autre moyen jugé pertinent, doit inclure :

• L’ordre du jour ;
• Le procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
• La date, l’heure, le lieu (ou le lien de connexion) de l’assemblée ;
• Toute documentation utile à la prise de décision.

3.5 Processus d’élection des administrateurs

• Les administrateurs sont élus lors de l’assemblée générale annuelle.
• Toute mise en candidature doit être proposée par un membre actif et acceptée par le candidat.
• L’élection se déroule à main levée, à moins qu’un scrutin secret ne soit demandé.

3.6 Assemblée générale extraordinaire et participation électronique

Les membres peuvent participer à toute assemblée des membres de la corporation à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par visioconférence. Ils sont alors réputés avoir participé pleinement à cette assemblée.

Lorsque le conseil d’administration autorise la participation des membres par tout moyen technologique, il le précise dans l’avis de convocation et établit, à même cet avis, les modalités et la période d’inscription préalable, le cas échéant.

Un vote peut alors être tenu par tout moyen de communication permettant :

• De recueillir les votes de façon vérifiable par la suite ;
• Et, si nécessaire, de préserver le caractère secret du vote.

Article 4 – Conseil d'administration

4.1 Composition

Le conseil d'administration est composé d’un minimum de trois (3) et d’un maximum de sept (7) administrateurs élus par l’assemblée générale.

Les administrateurs élisent parmi eux les officiers suivants :

• Président
• Secrétaire
• Trésorier

Le conseil d’administration peut également désigner, parmi ses membres, toute autre fonction ou titre qu’il juge pertinent pour le bon fonctionnement du club.

Tous les administrateurs ont droit de vote aux réunions du conseil d’administration.

Le conseil d’administration se réserve le droit d’inviter toute personne à participer à titre d’observateur à une réunion du conseil d’administration. Dans ce cas, cette personne peut prendre la parole mais n’a pas le droit de vote, et sa présence n’est pas comptabilisée dans le calcul du quorum.

4.2 Mandat

Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans, renouvelable.

Afin d’assurer une continuité administrative, les postes sont pourvus selon un système d’alternance, c’est-à-dire que deux postes sont en élection chaque année.

4.3 Pouvoirs et responsabilités

Le conseil d'administration :

• Administre les affaires du club ;
• Gère les finances et approuve les dépenses ;
• Représente officiellement le club auprès de ses partenaires, bailleurs de fonds, fédérations, etc.
• Adopte, modifie et applique des politiques internes afin d’encadrer la gouvernance, les finances, la reconnaissance et le fonctionnement du club.

4.4 Démission

Un administrateur peut remettre sa démission par lettre ou courriel adressé au secrétaire de la corporation. La démission prend effet dès réception de l’avis par le conseil d’administration.

4.5 Quorum du conseil d’administration

Le quorum du conseil d’administration est constitué de la majorité des administrateurs en fonction. Seuls les administrateurs dûment élus et en fonction sont comptabilisés aux fins du quorum.

4.6 Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, sur convocation du président ou à la demande de la majorité des administrateurs.

L’avis de convocation peut être donné verbalement, par courriel ou par tout autre moyen jugé approprié.

4.7 Votes

Chaque administrateur a droit à un (1) vote.

Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix exprimées.

En cas d’égalité des voix, le président dispose d’un vote prépondérant.

Article 5 – Comités

Le conseil peut, à sa discrétion, constituer des comités permanents ou temporaires pour soutenir ses activités (ex. comité des tournois, des finances, de la promotion). Chaque comité est responsable devant le conseil.

Les comités n’ont aucun pouvoir décisionnel à moins d’un mandat spécifique du conseil d’administration.

Article 6 – Finances

6.1 Gestion financière

Les fonds du club sont déposés dans un compte bancaire au nom du CTTR.

Les paiements nécessitent la signature de deux administrateurs autorisés.

6.2 Vérification

Les états financiers sont présentés à l’assemblée générale annuelle.

Une vérification externe peut être réalisée si elle est demandée par le conseil d’administration ou l’assemblée générale.

6.3 Année financière

L’année financière de la l’organisme débute le 1er juin et se termine le 31 mai de chaque année.

Exceptionnellement, la première année financière débute le 15 mai 2025 et se termine le 31 mai 2026.

Article 7 – Dissolution

En cas de dissolution du CTTR :

• Tous les biens et actifs seront remis à un organisme à but non lucratif poursuivant des objectifs similaires, conformément aux lois en vigueur.
• Aucun actif ne peut être distribué aux membres.
• Les biens prêtés par un tiers (ex. : équipements fournis par la Ville de Rimouski ou tout autre partenaire) devront être remis à leur propriétaire légitime, conformément aux ententes établies ou, à défaut, à leur origine de provenance.

Article 8 – Modification des règlements

Les présents règlements peuvent être modifiés lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée extraordinaire convoquée à cet effet.

L’approbation nécessite une majorité des deux tiers (2/3) des membres présents.

Adoption

Ce document est adopté par l’Assemblée des membres du Club de Tennis de Table de Rimouski (CTTR) tenue le 5 mai 2026 et entre en vigueur immédiatement.